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De l’importance du cadre dans une entreprise : comment l’employeur peut contrôler la performance de ses employés sans être contrôlant

Introduction

Dès les premières étapes de la recherche d’emploi, une relation s’installe entre une personne et votre entreprise. Le nouvel employé apprendra à connaitre votre milieu de travail ainsi que sa mission et ses valeurs via des recherches génériques qu’il ou qu’elle pourrait avoir fait au préalable. Dès l’entrevue et au-delà du poste convoité, il est essentiel que le candidat se sente interpellé par les valeurs organisationnelles proposées. Cet aspect viendra valider si cette nouvelle personne est compatible dans votre organisation. Par la suite, s’il y a un bon « fit » entre l’organisation et le candidat, les premiers contacts s’installent et votre relation employeur-employé débute. Entre alors en ligne de compte les perceptions de chacun, vos premières impressions, les doutes, les affinités, etc. Le nouvel employé commence à évoluer parmi votre organisation. C’est à ce moment que le vrai test débute. Avez-vous fait un bon choix? Avez-vous intégré un candidat qui sera un plus pour votre organisation?

Au-delà des capacités et des caractéristiques de l’employé, l’employeur joue un rôle déterminant dans l’établissement d’une relation professionnelle saine dans le milieu de travail et, ultimement sur sa lecture à savoir si l’employé « fait l’affaire ». Il est également celui qui a le plus de contrôle dans le bon déroulement de l’intégration de son employé ainsi que dans son accomplissement professionnel (sa capacité à rencontrer ses responsabilités et à prendre de plus en plus de responsabilités). Rappelons, chers lecteurs, que la qualité des relations au travail ainsi que les valeurs organisationnelles (à quel point les employés ont un droit de parole sur ce qui se passe, comment traitons-nous les clients, comment sont accueillis les nouvelles personnes, etc.) contribuent directement et significativement à la performance d’une personne au niveau des opérations. Voyons voir comment mettre toutes les chances de votre côté et du côté de votre nouvel employé.

Incarner ou appliquer le cadre de travail? Quoi faire pour être un bon leader?

Plusieurs éléments sont primordiaux pour l’épanouissement personnel et professionnel d’une personne. Le cadre, les compétences managériales et la relation employeur-employé y contribuent grandement.

Le cadre, c’est le terme qu’on utilise pour parler de toutes les règles et les procédures qui colorent le milieu de travail et, plus particulièrement, les rôles de chaque personne dans l’entreprise. Le cadre, c’est le set de règles, idéalement défini, connu et mis sur papier, qui indique ce qui est attendu d’une telle personne dans une situation et ce qui n’est pas souhaitable dans une telle situation. C’est le système antidérapage de l’entreprise, le garde-fou. C’est le système qui protège l’entreprise de fautes légales ou professionnelles. C’est le système qui protège également les employés. Ce sont les procédures opérationnelles (ex : comment traitons-nous telle demande de la clientèle? Est-ce des demandes recevables? À qui référons-nous le cas échéant?), les procédures relatives aux ressources humaines (ex : qu’arrive-t-il si une personne est en retard de manière récurrente?), les procédures financières (ex : traitement de la paye, comment appliquons-nous la distribution de bonus aux employés?) et toutes les autres procédures quipermettent que tout roule rondement dans l’entreprise. Le cadre, dans le cas des entrepreneurs et des petites et moyennes entreprises (PME), retrouve souvent son incarnation en la personne-même qu’est le propriétaire-entrepreneur. Il n’est pas question d’appliquer froidement un set de règles défini et déjà testé au fil des années, mais bien de communiquer comment nous souhaitons que fonctionne notre entreprise au fur et à mesure que nous mettons en place la structure de l’entreprise. Cet aspect spécifiques aux entrepreneurs rend l’application du cadre plus délicate puisqu’il est facile d’attribuer certains refus, modifications ou ajustements à la personnalité de l’entrepreneur plutôt qu’aux processus propres à l’entreprise. Autrement dit, il peut être facile de croire que son patron est « tellement rigide » ou « tellement perdu » ou « qu’il nous laisse faire ce qu’on veut » quand, dans les faits, il est peut-être de découvrir un nouvel enjeux de sa compagnie auquel il n’avait pas réfléchi auparavant. Cela rend plus fragile les relations au travail.

Le cadre, en tant que tel, n’est pas positif ni négatif. Bien qu’il soit vrai que l’absence de cadre au sein d’une entreprise n’est pas souhaitable (c’est lié à une hausse des comportements de procrastinations, l’éclosion de leaders négatifs, une hausse de l’anxiété chez le personnel et une baisse de la performance de l’entreprise!), incarner un cadre trop rigide est également problématique. Pour arriver à garder un équilibre sain dans l’application du cadre et ainsi, permette à vos employés de briller dans leur poste, l’employeur doit posséder de solides compétences au niveau du savoir technique (les connaissances théoriques), du savoir-faire et du savoir-être. Autrement dit, être un bon leader pour vos employés consiste à maitriser suffisamment ces trois savoirs. Un entrepreneur qui a de solides compétences managériales (outils personnels ou techniques dont disposent l’employeur pour mettre en oeuvre le cadre de l’entreprise avec finesse), c’est-à-dire qui maitrise ces trois savoirs, sera plus à même à encourager et maintenir des relations saines avec ses employés. Plus encore, il contribuera à ce que les employés aient de belles relations entre eux (création de leaders positifs, respect dans les relations, respects des territoires de chacun et de la hiérarchie organisationnelle, collégialité, etc.) et qu’ils se sentent accomplis professionnellement.

Le secret dans la sauce? Les trois savoirs

Premièrement, pour maitriser le savoir technique, l’employeur-entrepreneur doit consacrer une partie de son temps à développer des connaissances académiques et des connaissances « terrains » qui sont solides. Il peut, dans ces moments, trouver appuie dans des ressources locales (Centre entrepreneuriale de Shawinigan, par exemple), auprès de mentors en affaires ou auprès de consultants en entreprises. Son parcours scolaire et académique lui confère également une solide base à ce niveau. Il prend soin de participer, un peu à chaque année, à des formations académiques et à des séminaires sur différents aspects de la gestion d’une entreprise. Il débute son entreprise en connaissance de cause (il a un solide plan d’affaire) et travaille sans cesse à développer et à apprendre de nouvelles connaissances dans son champs de travail (le marché sur lequel il évolue, les innovations dans son champs d’expertise, etc.). Concrètement, il prend le temps de réfléchir à l’avance à son calendrier annuel et de déterminer des moyens ou des activités de développement des connaissances tout au long de l’année.

Deuxièmement, pour maitriser le savoir-faire, l’employeur-entrepreneur doit connaitre sur le bout des doigts l’ensemble des ces processus d’entreprise (le fameux cadre!), le poste confié au nouvel employé et de manière plus générale, la structure organisationnelle de l’entreprise (la mission, les valeurs, les attentes et les exigences, le cadre financier, organigramme, lesressources, etc.). Il n’est pas rare que le principal défi de l’employeur-entrepreneur à ce niveau soit le fait qu’il détermine au fur et à mesure que l’entreprise grandit de nouvelles procédures et créer de nouveaux rôles dans l’entreprise. Comme l’organigramme tend à se bonifier et à changer, cela créer généralement un climat de confusion ou d’insécurité pour les nouvelles personnes qui intègrent l’entreprise (et il faut les comprendre! Comment savoir ce que je dois faire pour être perçu comme performant dans mon poste si je ne suis pas certain de comprendre comment mon poste est utile à l’entreprise?). Il est recommandé, dans ce genre de situation, que l’employeur-entrepreneur prenne le temps de rencontrer son équipe à une cadence régulière (trimestrielle?) pour expliquer les changements qui se sont produits ou qui sont à venir dans les prochains mois. Plus encore, il est recommandé que le gestionnaire explicite les liens entre les changements observés et le rôle/les responsabilités de chacun. Il est démontré que ce genre d’exercice est loin d’être une perte de temps (même si vous payez des salaires « à rien faire » durant le 2 heures que prendra la rencontre). Impliquer les employés dans le développement et la vision générale de l’entreprise est, au contraire, garant d’une meilleure rétention du personnel (ça, ça coûte cher recommencer avec une nouvelle personne!), d’un meilleur engagement vis-à-vis les tâches et les opérations ainsi que de promouvoir la création de leaders positifs dans l’entreprise (autrement dit, cela donne envie à vos employés d’en faire plus et de se responsabiliser davantage face à l’entreprise!).

Troisièmement, maitriser le savoir-être implique d’agir avec bienveillance et chaleur. Incarner le cadre de l’entreprise n’implique pas de faire un petit Hitler de vous. Pensez plutôt à un parent aimant qui met des limites et qui explique à son enfant l’importance de ne pas courir avec des couteaux dans les mains. Le cadre est un acte en soi qui est bienveillant et qui vise à protéger les opérations de l’entreprise, la réputation de l’entreprise et les carrières individuelles des employés. C’est l’outil qui permet également d’assurer une équité et une justice entre les employés de votre entreprise. Se rappeler que le cadre n’est pas un outil disciplinaire ou quelque chose qui vise à contrôler/surveiller les employés aidera certainement à l’appliquer d’une manière empathique et humaine. Plus encore, il est recommandé que l’employeur-entrepreneur soit compétent dans l’utilisation du langage (trouver les bons mots, trouver le bon rythme pour adresser des sujets délicats) et dans ses capacités d’écoute active. Lorsqu’il maitrisera ces bases de la communication non-violente, il aura tout ce qu’il faut dans son coffre à outil pour apprendre à gérer des employés objectivement problématiques, pour adresser des doléances à des partenaires ou encore, pour négocier avec des fournisseurs des retards de paiement. Ces aptitudes, très abstraites, sont souvent difficiles à développer par soi-même car l’Humain n’est pas très bon pour s’observer avec justesse. Avoir de l’aide en psychologie organisationnelle peut alors s’avérer judicieux.

Prendre ses responsabilités comme patron, là où est votre réel contrôle

Il peut être très stimulant d’incarner ce cadre et gérer vos ressources humaines, mais on va se le dire, autant que cela peut être bien le fun, ce n’est pas sans enjeux. Évidemment, malgré les compétences et le bon vouloir de tous, certains enjeux sont possibles, des malaises, des limites à poser, des conflits, etc. Régler adéquatement ces défis exige une bonne maitrise de soi et de ses propres émotions. Plus encore, voici quelques éléments importants à considérer afin de maintenir une bonne relation employeur-employé et d’incarner positivement le cadre :

  • De bons mécanismes de communication organisationnelle (interactions et échanges),
  • Des mécanismes de prise de décision clair,
  • De bons mécanismes de gestion des conflits,
  • Assurer un suivi étroit auprès des employés afin d’échanger entre vous,
  • Organiser des rencontres ou activités de résolutions de problèmes et de collaboration,
  • Tenter de bien comprendre le point de vue de vos employés,
  • Démontrer de l’ouverture, une disponibilité, de l’empathie, du discernement et un sens de l’éthique,
  • Comprendre les particularités de vos différents employés et leurs besoins,
  • Clarifier les objectifs et rôles de chacun,• Créer une relation de complicité positive entre gestionnaires et employés,
  • Alimenter positivement la vie associative,
  • Faire preuve de justice et d’équité,
  • Etc.

Rappelez surtout que l’enjeux principal n’est pas d’atteindre la perfection (ni vous comme patron, ni vos employés comme employés), mais de permettre un climat flexible d’apprentissage et de co-développement professionnel qui s’inscrit dans le temps et qui vise surtout une amélioration continue. À bons entendeurs.

Les psy trucs Inc.

Références :